구글 시트는 공유가 쉬운 게 장점인데, 그래서 사고도 잦습니다.
급하게 “링크로 공유”를 눌렀다가 민감한 자료가 외부에 노출되는 경우가 실제로 있습니다. 설정을 한 번만 제대로 이해해두면 됩니다.
권한은 세 단계입니다
우측 상단 공유 버튼을 누르면 나옵니다.
| 권한 | 할 수 있는 것 | |—|—| | 뷰어 | 보기만 | | 댓글 작성자 | 보기 + 댓글 | | 편집자 | 수정, 다른 사람 초대까지 |
편집자는 공유 권한도 갖습니다. 이게 중요해요. 편집자로 초대한 사람이 제3자를 마음대로 추가할 수 있습니다.
이걸 막으려면 공유 → 우측 톱니바퀴 → 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있음 체크를 해제하세요.
공유 방식 두 가지
① 특정 사용자 추가 (권장)
이메일을 직접 입력해서 초대합니다. 그 사람만 접근할 수 있어요.
업무 자료는 대부분 이 방식이 맞습니다.
② 링크로 공유
일반 액세스 항목에서 설정합니다.
- 제한됨 — 초대받은 사람만 (기본값, 안전)
- 조직 내 사용자 — 회사 계정 사용자만
- 링크가 있는 모든 사용자 — 주소만 알면 누구나
세 번째가 위험합니다. 링크가 메신저나 메일로 전달되면 통제가 안 됩니다. 드물지만 검색엔진에 노출되는 경우도 있습니다.
외부와 공유해야 한다면 어쩔 수 없지만, 끝나면 다시 제한됨으로 되돌리는 습관을 들이세요.
다운로드·인쇄·복사 막기
보기만 허용하고 내용을 가져가지 못하게 할 수 있습니다.
공유 → 톱니바퀴 → 뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시 체크 해제
완벽한 보안은 아닙니다. 화면을 찍으면 그만이니까요. 다만 실수로 파일을 통째로 받아가는 것은 막힙니다.
일부만 수정하게 하려면
시트 전체를 편집 권한으로 주되 특정 범위는 잠그는 방법입니다.
데이터 → 시트 및 범위 보호
- 보호할 범위나 시트 선택
이 범위를 수정할 수 있는 사용자지정- 또는
이 범위를 수정할 때 경고 표시(완전 차단은 아니고 확인만)
수식이 들어간 열이나 머리글을 보호할 때 유용합니다. 여러 사람이 함께 입력하는 시트라면 필수예요.
누가 언제 뭘 고쳤는지 보기
파일 → 버전 기록 → 버전 기록 보기
수정 시각과 수정한 사람이 색깔로 표시됩니다. 특정 시점으로 되돌릴 수도 있어요.
엑셀과 달리 자동으로 계속 쌓입니다. 실수로 지워도 복구할 수 있어서, 이것 하나만으로도 구글 시트를 쓸 이유가 됩니다.
셀 단위 기록은 해당 셀에서 마우스 오른쪽 → 수정 기록 표시 로 볼 수 있습니다.
IMPORTRANGE를 쓸 때 주의
IMPORTRANGE로 다른 시트를 연결하면 데이터가 대상 시트로 흘러갑니다.
대상 시트를 공유하면, 상대방은 원본 시트 권한이 없어도 가져온 데이터는 볼 수 있습니다.
민감한 원본을 연결한 시트를 공유할 때 반드시 확인하세요. 실수하기 쉬운 지점입니다.
구글 공식 문서는 액세스를 한 번 허용하면 대상 스프레드시트의 편집자 전원이 그 데이터를 쓸 수 있다고 명시합니다. 편집 권한을 주는 것이 곧 연결된 원본 데이터까지 열어주는 셈이라, 편집자 명단을 정할 때 이 점을 같이 보셔야 합니다.
공유 상태 점검하기
지금 뭘 어디에 공유했는지 확인하려면 구글 드라이브에서 검색창에 이렇게 입력하세요.
to:meis:shared또는 드라이브 좌측 공유 문서함과, 파일 목록에서 사람 아이콘이 붙은 파일을 확인하시면 됩니다.
분기에 한 번쯤 훑어보세요. 예전에 링크 공유해놓고 잊은 파일이 꼭 나옵니다.
회사 자료라면
사내 규정을 먼저 확인하세요. 외부 클라우드에 회사 데이터를 올리는 것을 금지하는 회사가 많습니다.
구글 워크스페이스를 쓰는 회사라면 관리자가 외부 공유를 아예 막아둔 경우도 있습니다. 이때는 링크 공유가 조직 내부로만 제한됩니다.
개인 계정과 회사 계정을 섞어 쓰면 사고가 나기 쉬우니, 브라우저 프로필을 분리해두시는 것도 방법입니다.