화면에서는 한 화면에 다 들어오는데, 인쇄를 걸면 오른쪽 열 두어 개가 뒷장으로 넘어갑니다. 그 뒷장에는 열 몇 개만 덩그러니 있고요.
배율부터 줄이는 분이 많은데 순서가 틀렸습니다. 인쇄 영역을 먼저 잡아야 합니다.
1단계. 인쇄 영역부터 지정하세요
엑셀은 데이터가 있는 곳 전체를 인쇄하려 합니다. 예전에 지운 셀이나 실수로 입력했던 먼 셀까지 포함해서요.
Ctrl + End를 눌러보세요. 커서가 데이터 마지막 셀로 가야 정상인데, 엉뚱하게 AZ500 같은 곳으로 가면 그게 원인입니다.
해결: 인쇄하고 싶은 범위를 드래그로 선택 → 페이지 레이아웃 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정
이것만으로 해결되는 경우가 절반은 됩니다.
사용 범위가 부풀어 있는 문제는 엑셀 파일 용량 줄이기 글에서 자세히 다뤘습니다. 파일이 무거운 것도 같은 원인이에요.
2단계. 한 페이지에 맞추기
인쇄 영역을 잡았는데도 넘어간다면 배율을 조정합니다.
파일 → 인쇄 화면 맨 아래 설정 항목에서 고르면 됩니다.
| 옵션 | 언제 쓰나 | |—|—| | 한 페이지에 시트 맞추기 | 표가 작을 때 | | 한 페이지에 모든 열 맞추기 | 가로만 좁히고 세로는 여러 장 ← 가장 많이 씁니다 | | 한 페이지에 모든 행 맞추기 | 세로만 맞출 때 |
대부분은 “모든 열 맞추기”가 정답입니다. 표는 보통 아래로 길지 옆으로 길지 않으니까요. 전체를 한 장에 우겨넣으면 글자가 너무 작아집니다.
3단계. 여백과 방향
그래도 안 맞으면 이 순서로 손보세요.
① 용지 방향을 가로로 — 페이지 레이아웃 → 용지 방향 → 가로. 열이 많은 표는 이것만으로 해결되는 경우가 많습니다.
② 여백 줄이기 — 페이지 레이아웃 → 여백 → 좁게
③ 열 너비 줄이기 — 내용에 비해 넓은 열이 있는지 보세요. 열 경계선을 더블클릭하면 내용에 맞춰 자동으로 줄어듭니다.
페이지 나누기를 눈으로 보면서 조정하기
이게 제일 확실한 방법입니다.
보기 탭 → 페이지 나누기 미리 보기
위 표는 열이 12개인데 세로 방향으로 인쇄하면 F열(연락처)까지만 1페이지에 들어갑니다. G열부터는 2페이지로 밀립니다. 빨간 선이 그 경계예요.
파란 점선이 페이지 경계입니다. 이 선을 마우스로 끌어서 직접 옮길 수 있어요. 어디서 잘리는지 보면서 조정하니 시행착오가 줄어듭니다.
파란 실선은 인쇄 영역 경계고, 이것도 끌어서 조정됩니다.
원래 화면으로 돌아오려면 보기 → 기본을 누르면 됩니다.
모든 장에 제목 행 넣기
여러 장으로 인쇄될 때 2장부터는 머리글이 없어서 어느 열이 뭔지 모르게 됩니다.
페이지 레이아웃 → 인쇄 제목 → 반복할 행에 $1:$1 입력
이러면 모든 페이지 맨 위에 1행이 반복됩니다. 열이 많은 표라면 반복할 열도 같이 지정하세요.
이건 화면의 틀 고정과는 별개입니다. 틀 고정은 화면에서만, 인쇄 제목은 종이에서만 적용됩니다. 둘 다 필요하면 각각 설정해야 해요.
자주 걸리는 것들
빈 페이지가 딸려 나옵니다 — 인쇄 영역 밖에 뭔가 있다는 뜻입니다. 페이지 나누기 미리 보기에서 확인하고 인쇄 영역을 다시 잡으세요.
격자선이 안 나옵니다 — 화면에 보이는 회색 선은 기본적으로 인쇄되지 않습니다. 페이지 레이아웃 → 시트 옵션 → 눈금선 아래 인쇄 체크를 켜세요.
배경색이 안 나옵니다 — 파일 → 인쇄 → 페이지 설정 → 시트 탭에서 흑백으로 체크가 켜져 있는지 확인하세요.
미리보기와 실제 인쇄가 다릅니다 — 프린터 드라이버의 여백 설정이 엑셀보다 우선하는 경우가 있습니다. 페이지 설정 → 프린터 속성에서 확인하세요.
PDF로 뽑을 때도 같습니다
파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기로 저장할 때도 위 설정이 그대로 적용됩니다. PDF로 먼저 뽑아서 확인한 뒤 인쇄하면 종이를 아낄 수 있습니다.
메일로 표를 보낼 때도 엑셀 파일보다 PDF가 낫습니다. 받는 사람 화면 크기나 엑셀 버전에 상관없이 똑같이 보이니까요.